Das unsichtbare Budget
IT-Ausgaben in Kommunen sind schwer zu beziffern — weil sie über viele Haushaltsstellen verteilt sind. Lizenzen laufen über das Kämmereikonto, Hardware über den Bauhof, Serviceverträge über das Personalamt, Cloud-Dienste manchmal über die Kreditkarte des zuständigen Dezernenten.
Fragt man kommunale IT-Verantwortliche, wie hoch die Gesamtausgaben für IT in ihrer Verwaltung sind, antworten die meisten: „Ich weiß es nicht genau.”
Das ist das eigentliche Problem. Was nicht vollständig erfasst wird, kann nicht gesteuert werden.
Warum kommunale IT-Kosten unkontrolliert wachsen
Lizenz-Wildwuchs
In einer mittelgroßen Verwaltung (500–2.000 Mitarbeitende) existieren erfahrungsgemäß 150–300 verschiedene Software-Lizenzen. Viele davon werden kaum genutzt, sind veraltet oder wurden durch Nachfolgeprodukte ersetzt — ohne dass die alten Verträge gekündigt wurden.
Microsoft 365-Lizenzen für Mitarbeitende, die längst ausgeschieden sind. Fachverfahrenslizenzen für Ämter, die zusammengelegt wurden. Video-Konferenz-Tools neben Teams neben WebEx neben Zoom — alle bezahlt, keines vollständig genutzt.
Typisches Einsparpotenzial allein durch Lizenz-Audit: 8–15 % der Softwareausgaben.
Schatten-IT
Wenn die offizielle IT zu langsam, zu restriktiv oder zu umständlich ist, kaufen Fachämter selbst. Manchmal mit Genehmigung, oft ohne. Das Ergebnis: Daten, die in nicht genehmigten Cloud-Diensten gespeichert werden. Sicherheitsrisiken. Wartungskosten, die niemand auf dem Schirm hat.
Schatten-IT ist kein Zeichen bösartiger Mitarbeitender — es ist ein Zeichen, dass die offizielle IT die Anforderungen nicht erfüllt. Das ändert nichts an den Kosten und Risiken.
Fehlende Lebenszyklussteuerung
Hardware hat eine Lebensdauer. Software hat ein Ende des Supports. Wer beides nicht systematisch trackt, betreibt irgendwann Infrastruktur, die nicht mehr gewartet wird — mit allen Sicherheitsrisiken.
Gleichzeitig wird Hardware oft zu früh erneuert: PC-Erneuerungszyklen von 3 Jahren sind in kommunalen Umgebungen mit moderaten Anforderungen häufig unnötig. 5 Jahre sind in vielen Fällen problemlos möglich.
Was eine IT-Kosten-Steuerung konkret umfasst
1. Vollständige Inventarisierung
Erster Schritt: alle IT-Ausgaben an einem Ort. Das ist aufwändiger als es klingt, weil die Ausgaben verteilt sind. Aber es ist die Grundvoraussetzung.
Was erfasst werden muss:
- Alle Softwarelizenzen mit Kosten, Laufzeit und tatsächlicher Nutzungszahl
- Alle Hardwarebestände mit Baujahr und vertragsgebundenen Wartungskosten
- Alle externen IT-Dienstleister mit Vertragsvolumen und Kündigungsfristen
- Alle Cloud-Dienste — auch die, die die IT nicht genehmigt hat
2. Regelmäßiges Lizenz-Audit
Einmal pro Jahr: Abgleich zwischen bezahlten Lizenzen und tatsächlichen Nutzern. In vielen Kommunen ist dieser Abgleich nie gemacht worden.
Was das Ergebnis typischerweise zeigt:
- 10–20 % der Lizenzen sind nicht aktiv genutzt
- Mehrere parallele Tools mit überlappender Funktionalität
- Verträge mit automatischer Verlängerung, die seit Jahren ungeprüft laufen
3. IT-Beschaffungsstrategie
Kommunen beschaffen IT oft reaktiv — wenn etwas kaputtgeht oder ein Amt etwas möchte. Eine strategische Beschaffung bündelt Bedarfe, schafft Mengeneffekte und verhindert Insellösungen.
Praktische Maßnahmen:
- Standardisierung auf wenige zugelassene Endgeräte-Modelle
- Rahmenverträge für häufig benötigte Software
- Pflicht zur Vorab-Abstimmung mit der IT bei Software-Anschaffungen ab 500 € Jahreskosten
4. Make-or-Buy systematisch entscheiden
Viele kommunale IT-Leistungen werden selbst erbracht, weil sie „immer schon so gemacht wurden”. Dabei gibt es für viele Standardleistungen günstigere Alternativen — entweder über kommunale IT-Dienstleister (Dataport, AKDB, KDO) oder über Open-Source-Lösungen.
Kandidaten für Auslagerung:
- E-Mail und Groupware (Microsoft 365 oder vergleichbar)
- Videokonferenz
- Backup und Archivierung
- Standardanwendungen wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
Kandidaten für Eigenleistung:
- Spezifische Fachverfahren mit lokalen Besonderheiten
- Systeme mit besonders hohen Datenschutzanforderungen
- Prozesse, bei denen schnelle Reaktion auf lokale Anforderungen entscheidend ist
Was realistisch eingespart werden kann
Für eine mittelgroße Verwaltung (1.000 Mitarbeitende, IT-Gesamtbudget ca. 2,5–4 Mio. € p.a.):
| Maßnahme | Einsparpotenzial |
|---|---|
| Lizenz-Audit und -Bereinigung | 150.000–350.000 € |
| Hardware-Zyklusverlängerung | 80.000–150.000 € |
| Konsolidierung paralleler Tools | 100.000–200.000 € |
| Rahmenverträge statt Einzelbeschaffung | 50.000–120.000 € |
| Gesamt | 380.000–820.000 € |
Das sind konservative Schätzungen. Kommunen, die eine vollständige IT-Kosten-Steuerung eingeführt haben, berichten häufig von höheren Einsparungen — weil die Ausgangslage unübersichtlicher war als erwartet.
Die Rolle des CIO — oder wer ihn ersetzt
Große Kommunen haben einen Chief Information Officer. Mittelgroße haben einen IT-Leiter. Kleine haben jemanden, der „die IT macht” neben anderen Aufgaben.
In allen Fällen gilt: IT-Steuerung funktioniert nur, wenn die Person, die sie verantwortet, Zugang zur Haushaltssteuerung hat. Ein IT-Leiter, der keine Ausgabentransparenz bekommt und kein Mandat hat, Verträge anderer Ämter zu hinterfragen, kann keine Kosten steuern.
Das ist eine Organisationsentscheidung — und eine der wichtigsten Voraussetzungen für wirksame IT-Kostensteuerung.
Fazit
IT-Kosten in Kommunen sind keine unvermeidliche Wachstumsgröße. Sie sind das Ergebnis fehlender Steuerung.
Der erste Schritt ist eine vollständige Übersicht: Was wird bezahlt, für wen, seit wann, mit welcher Nutzung? Das allein deckt in den meisten Kommunen bereits erhebliche Einsparpotenziale auf.