Der unterschätzte Spielraum
In der Vergabepraxis vieler Kommunen herrscht eine verbreitete Überzeugung: Alles muss ausgeschrieben werden. Je formaler desto sicherer.
Das stimmt nicht. Und es kostet Zeit, Geld und Flexibilität — gerade bei innovativen Beschaffungsvorhaben, bei denen Geschwindigkeit entscheidend ist.
Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die entsprechenden Landesregelungen bieten deutlich mehr Spielraum als häufig genutzt wird.
Die EU-Schwellenwerte 2026
| Auftragsart | EU-Schwellenwert |
|---|---|
| Lieferungen und Dienstleistungen | 221.000 € netto |
| Bauleistungen | 5.538.000 € netto |
| Soziale Dienstleistungen | 750.000 € netto |
Unterhalb dieser Werte gilt nationales Recht — nicht das EU-Vergaberecht. Das gibt Kommunen erheblichen Gestaltungsspielraum.
Direktvergabe ohne Bekanntmachung
Für Aufträge unterhalb von 1.000 € netto ist in den meisten Bundesländern überhaupt kein formales Vergabeverfahren erforderlich.
Für Aufträge bis ca. 25.000 € netto (je nach Bundesland variierend) ist eine Direktvergabe mit Preisanfrage bei mindestens einem Unternehmen zulässig.
- Direktvergabe ohne Vergabevermerk: bis 1.000 € netto
- Direktvergabe mit Vermerk: bis 25.000 € netto (Liefer-/Dienstleistungen)
- Beschränkte Ausschreibung ohne Bekanntmachung: bis 100.000 € netto
- Öffentliche Ausschreibung: ab 100.000 € netto bis EU-Schwelle
Die wichtigste Ausnahme: Verhandlungsvergabe
Für Leistungen, die im Wettbewerb nicht sinnvoll spezifiziert werden können, ist die Verhandlungsvergabe das richtige Instrument. Das betrifft insbesondere:
- Beratungsleistungen mit schwer standardisierbaren Anforderungen
- Software und IT-Systeme, bei denen spezifisches Know-how entscheidend ist
- Soziale Dienstleistungen, für die Qualität schwer über Preis definierbar ist
Zulässig wenn: „die Leistung so eigenartig ist, dass ein Wettbewerb aus technischen Gründen oder wegen der damit verbundenen besonderen Sachkunde, Zuverlässigkeit oder Erfahrung nicht stattfinden kann.”
Das ist eine deutlich großzügigere Formulierung als häufig angenommen. In der Praxis trifft sie auf viele spezialisierte Beratungs- und IT-Leistungen zu.
Was dokumentiert werden muss
Rechtssicherheit entsteht durch sorgfältige Dokumentation, nicht durch unnötige Formalisierung:
- Vergabevermerk mit Begründung der Vergabeart
- Marktanalyse (auch kurze Darlegung, warum ein Wettbewerb nicht sinnvoll ist)
- Preisangemessenheitsprüfung (Vergleich mit Marktpreisen)
- Interessenkonflikte ausschließen und dokumentieren
Praxishinweis: Kombination aus QC und Hauptauftrag
Eine bewährte Struktur für Beratungsleistungen unter der EU-Schwelle:
Phase 1: Quick Check / Analyse (z.B. 44.900 € netto) → Verhandlungsvergabe
Phase 2: Implementierung (z.B. 176.000 € netto) → Verhandlungsvergabe
Kombiniert: 220.900 € netto → knapp unter der EU-Schwelle von 221.000 €
Diese Struktur ist rechtlich zulässig, wenn beide Phasen inhaltlich eigenständig sind und nicht künstlich aufgesplittet wurden, um die Schwelle zu umgehen. Bei echter inhaltlicher Trennung (Analysephase vor Entscheidung über Implementierung) ist das der Fall.
Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Für den konkreten Einzelfall empfehlen wir die Einbindung der kommunalen Rechtsabteilung oder externer Vergabejuristen.