Warum der Unterschwellenbereich so fehlerträchtig ist
EU-weite Vergaben ab den Schwellenwerten sind aufwändig — aber klar geregelt. Der Unterschwellenbereich ist das Gegenteil: weniger aufwändig, aber deutlich unübersichtlicher. Bund, Länder und Kommunen haben unterschiedliche Regelungen. Die UVgO gilt nicht überall. Und Fehler im Verfahren können — anders als oft angenommen — durchaus Konsequenzen haben.
Dieser Artikel gibt einen aktuellen Überblick über die wichtigsten Regelungen für kommunale Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte.
Die Grundstruktur: Was gilt für Kommunen?
Für kommunale Auftraggeber in Deutschland gilt im Unterschwellenbereich grundsätzlich das jeweilige Landesvergaberecht. Die meisten Bundesländer haben die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung) von 2017 in ihr Landesrecht übernommen — aber nicht alle, und nicht immer vollständig.
Stand 2026: Landesregelungen im Überblick
| Bundesland | Grundlage | Besonderheiten |
|---|---|---|
| NRW | UVgO + Tariftreuegesetz | Tariftreuepflicht ab 5.000 € |
| Bayern | Vergabehandbuch Bayern | Eigene Schwellenwerte |
| Sachsen | UVgO + SächsVergabeDVO | Mittelstandsklausel |
| Baden-Württemberg | UVgO + LVVO | Nachhaltigkeitskriterien |
| Brandenburg | UVgO | Weitgehend UVgO-konform |
Wichtig: Vor jeder Vergabe prüfen, welches Landesrecht gilt — und ob es seit der letzten Beschaffung aktualisiert wurde.
Die drei zentralen Verfahrensarten unterhalb der Schwellenwerte
1. Direktauftrag (bis 25.000 € netto für Lieferungen/Leistungen)
Der Direktauftrag ist die einfachste Form: Kein Wettbewerb erforderlich, kein formelles Verfahren. Der Auftraggeber kann direkt an einen Anbieter vergeben.
Was trotzdem gilt:
- Wirtschaftlichkeitsgebot: Der Preis muss angemessen sein
- Dokumentationspflicht: Auch Direktaufträge müssen nachvollziehbar dokumentiert werden
- Keine künstliche Stückelung: Aufträge dürfen nicht aufgeteilt werden, um unter die Schwelle zu kommen — das ist ein klassischer Fehler mit ernsthaften Konsequenzen
Praxistipp: Ein kurzes Aktenvermerk mit Begründung der Auswahl und Preisangemessenheit reicht — aber er muss vorhanden sein.
2. Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb (bis 50.000 € netto)
Bei Liefer- und Dienstleistungen bis 50.000 € (nach UVgO § 12) kann ohne formelles Verfahren verhandelt werden. Empfehlenswert: mindestens drei Angebote einholen.
Was dabei oft falsch gemacht wird:
- Angebote werden nur der Form halber eingeholt, ohne echten Wettbewerb
- Die Dokumentation der Verhandlungen fehlt
- Nur ein Anbieter wird angefragt, obwohl drei möglich wären
Risiko: Bei Prüfungen durch Rechnungshof oder Kommunalaufsicht sind fehlende Vergleichsangebote ein häufiger Beanstandungsgrund.
3. Öffentliche Ausschreibung (Regelverfahren)
Oberhalb der Direktauftragsschwelle und unterhalb der EU-Schwellenwerte ist die öffentliche Ausschreibung das Regelverfahren. Sie entspricht weitgehend dem EU-Verfahren — ist aber weniger formell und mit kürzeren Fristen möglich.
Mindestandforderungen:
- Bekanntmachung (mindestens auf der kommunalen Website oder im Vergabeportal des Landes)
- Angebotsfrist: mindestens 10 Kalendertage (UVgO § 15)
- Dokumentation des gesamten Verfahrens
Die häufigsten Fehler — und wie man sie vermeidet
Fehler 1: Stückelung von Aufträgen
Ein Auftrag im Wert von 80.000 € wird in drei Teilaufträge à 27.000 € aufgeteilt, um je einen Direktauftrag zu ermöglichen. Das ist vergaberechtlich unzulässig — und wird bei Prüfungen regelmäßig aufgedeckt.
Regel: Die Gesamtleistung bestimmt den Schwellenwert, nicht der Einzelauftrag.
Fehler 2: Fehlende oder unvollständige Dokumentation
Der häufigste Beanstandungsgrund in kommunalen Vergabeprüfungen ist nicht die falsche Entscheidung — sondern deren fehlende Dokumentation.
Mindest-Dokumentation für jede Vergabe:
- Leistungsbeschreibung
- Angebote (oder Begründung, warum nur eines eingeholt wurde)
- Wertungsentscheidung mit Begründung
- Auftragserteilung
Fehler 3: Falsche Schätzung des Auftragswertes
Der Auftragswert muss vor der Vergabe geschätzt werden — und zwar ohne Umsatzsteuer. Viele Kommunen rechnen mit Bruttobeträgen und rutschen unbemerkt in eine höhere Verfahrensklasse.
Regel: Immer Nettobeträge für die Schwellenbestimmung verwenden.
Neue Entwicklungen 2025/2026
Digitale Vergabeplattformen werden Pflicht: Mehrere Bundesländer schreiben seit 2025 die elektronische Vergabe für öffentliche Ausschreibungen vor. Wer noch per Papier ausschreibt, sollte prüfen, ob das in seinem Bundesland noch zulässig ist.
Nachhaltigkeitskriterien: Die Berücksichtigung von Umwelt- und Sozialkriterien ist in vielen Landesvergabegesetzen inzwischen nicht mehr nur erlaubt, sondern gefordert. Was das konkret bedeutet, variiert — aber die Tendenz ist eindeutig.
Unterschwellenbereich auf EU-Agenda: Die EU-Kommission hat signalisiert, dass sie auch den Unterschwellenbereich stärker harmonisieren möchte. Bis 2027 sind neue Empfehlungen zu erwarten.
Fazit
Der Unterschwellenbereich ist kein rechtsfreier Raum — auch wenn er das manchmal erscheint. Die Dokumentationspflicht gilt immer. Das Stückelungsverbot gilt immer. Und Landesrecht kann strenger sein als die UVgO.
Wer im Zweifel ist: Lieber ein Verfahren zu viel durchführen als ein Direktauftrag zu viel erteilen. Die Prüfungsrisiken sind asymmetrisch.