Nachbesetzung steuern: So prüfen Kommunen jede frei werdende Stelle

Natürliche Abgänge sind ein wirksames Steuerungsinstrument beim Personal. Niemand muss gehen, und trotzdem fällt mit jeder frei werdenden Stelle eine Entscheidung für viele Jahre. Dieser Ratgeber beschreibt ein Verfahren, das diese Entscheidung vorbereitet: Vor jeder Neubesetzung steht die Prüfung, wie weit sich die Arbeit auf Sicht von zehn Jahren digitalisieren lässt und welche Empfehlung daraus folgt. Es geht um Nachbesetzung, um professionelle Neubesetzungen und um natürliche Abgänge. Personalabbau und Entlassungen sind ausdrücklich ausgeschlossen.

Schritt 1: Den Auslöser festlegen

Das Verfahren greift bei jeder frei werdenden Stelle, also bei Ruhestand, Wechsel und Kündigung durch Beschäftigte. Die Regel gilt auch für Bereiche, in denen das Ergebnis absehbar ist. In unserer Auswertung von 232 Ausschreibungen lautete die Empfehlung bei rund neun von zehn Stellen schlicht: nachbesetzen [1].

Sinnvoll ist ein Vorlauf. Die Altersabgänge der nächsten Jahre sind je Bereich bekannt, die Prüfung kann also starten, bevor die Ausschreibung ansteht.

Die Zahlen zeigt unsere Auswertung von 232 Stellen.

Schritt 2: Tätigkeiten und Zeitanteile erfassen

Grundlage ist die Stellenbeschreibung mit ihren Arbeitsvorgängen und Zeitanteilen. Jede Tätigkeit wird einer von vier Klassen zugeordnet: regelbasiert, teilautomatisierbar, Ermessen und Beratung, Präsenz und Einsatz. Hoheitliches, Beurkundung, Kontakt zu Kindern oder Hilfebedürftigen und Führung bleiben bei Menschen [1].

Danach folgt die Frage nach der Umsetzbarkeit. Mindestbesetzung, Öffnungszeiten, Einzelstellen und der tatsächliche IT-Stand begrenzen, was sich realisieren lässt. Dieser Schritt wiegt schwer: In unserer Auswertung sank der automatisierbare Anteil dadurch von rund 14 auf rund 4 Prozent [1].

Schritt 3: Zehn Jahre vorausdenken und eine Empfehlung geben

Die Prüfung blickt über den heutigen Stand hinaus: Welches Fachverfahren kommt wann, und welche Aufgaben verändert es? Daraus folgt eines von vier Ergebnissen.

1. Nachbesetzen wie bisher: Die Aufgabe bleibt im vollen Umfang.
2. In Teilzeit besetzen: Ein Teil der Arbeit entfällt, der Rest bleibt fachlich zusammen.
3. Aufgaben bündeln oder neu zuschneiden: Anteile aus mehreren Stellen ergeben eine konkrete, neu beschriebene Stelle.
4. Nicht nachbesetzen: Die Aufgabe entfällt oder geht vollständig in anderen Stellen auf.

Als Orientierung dienen die Schwellen unserer Auswertung: ab 0,25 VZÄ Potenzial die Nachbesetzung prüfen, ab 0,10 VZÄ Aufgaben bündeln [1]. Jede Kommune legt ihre eigenen Schwellen fest und dokumentiert sie.

Schritt 4: Die Kämmerei steuert den Masterplan

Das Personalamt führt das Verfahren und kennt die Stellen. Der Masterplan gehört in das Ressort der Kämmerei, weil dort die Finanzverantwortung liegt und die Einzelfälle zusammenlaufen. Gerade Bündelungen entstehen erst im Überblick: Im Pilot liegt das höchste Einzelpotenzial bei 0,33 VZÄ [1], wirksam wird es also erst über mehrere Stellen hinweg.

Der Masterplan enthält je Bereich und Jahr die erwarteten Abgänge, die Empfehlung je Stelle, die Haushaltswirkung und den Stand der nötigen IT. Gerechnet wird kumulativ, denn eine entfallene Stelle entlastet jedes Folgejahr erneut. Wie Stufen, Tarif und Vakanzen in die Planung eingehen, zeigt der Beitrag zur Personalkostenplanung im Doppelhaushalt.

Schritt 5: Den Personalrat früh einbinden

Das Personalvertretungsrecht ist Landesrecht und unterscheidet sich je Land. Vor dem Start klärt die Verwaltung deshalb, welche Beteiligungsrechte vor Ort gelten. Zwei Beispiele:

Nordrhein-Westfalen: Der Personalrat wird bei der Vorbereitung der Entwürfe von Stellenplänen, Bewertungsplänen und Stellenbesetzungsplänen angehört, ebenso bei grundlegenden Änderungen von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen, und zwar so rechtzeitig, dass seine Äußerung die Willensbildung noch beeinflussen kann (§ 75 LPVG NRW) [2]. Er wirkt mit bei Grundsätzen der Personalplanung und bei Aufträgen an Dritte, die Organisation oder Wirtschaftlichkeit einer Dienststelle zu überprüfen (§ 73 Nr. 4 und 5) [3]. Die Mitbestimmung umfasst unter anderem Einstellung, Eingruppierung und die Übertragung höher oder niedriger zu bewertender Tätigkeiten (§ 72 Abs. 1 Nr. 1 und 4) sowie technische Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung geeignet sein können (§ 72 Abs. 3 Nr. 2) [4].

Bayern: Der Personalrat wirkt unter anderem mit bei der Aufstellung von Grundsätzen für die Personalbedarfsberechnung, bei der Einführung grundlegend neuer Arbeitsmethoden und bei Maßnahmen zur Erleichterung des Arbeitsablaufs. Vor der Weiterleitung von Personalanforderungen zum Haushaltsvoranschlag ist er anzuhören (Art. 76 BayPVG) [5]. Einstellung und Eingruppierung unterliegen der Mitbestimmung (Art. 75 BayPVG) [6].

Bewährt ist eine frühe, gemeinsame Vereinbarung über Kriterien, Klassen und Schwellen. Ein Personalrat, der das Verfahren mitgestaltet, trägt die Ergebnisse eher mit. Für kommunale Gesellschaften in privater Rechtsform gilt das Betriebsverfassungsgesetz; ausgenommen sind nach § 130 BetrVG Verwaltungen und Betriebe der Gemeinden und sonstiger öffentlich-rechtlicher Körperschaften, Anstalten und Stiftungen [11].

Schritt 6: Den Stellenplan nachziehen

Die Entscheidung wird im Stellenplan sichtbar. In Nordrhein-Westfalen weist der Stellenplan die erforderlichen Stellen aus, und wesentliche Abweichungen vom Vorjahr sowie geplante zukünftige Veränderungen sind zu erläutern (§ 8 KomHVO NRW) [7]. Das passt zum Masterplan: Die Erläuterung kann die geplanten Veränderungen der kommenden Jahre offen benennen. Die Vorgaben der anderen Länder prüft jede Kommune im eigenen Haushaltsrecht.

Schritt 7: Eingruppierung bei neu zugeschnittenen Stellen rechnen

Ein neuer Zuschnitt kann die Bewertung verändern. Nach § 12 TVöD (VKA) richtet sich die Eingruppierung nach der gesamten nicht nur vorübergehend auszuübenden Tätigkeit. Eine Entgeltgruppe ist erreicht, wenn zeitlich mindestens zur Hälfte Arbeitsvorgänge anfallen, die ihre Anforderungen erfüllen, sofern das Tätigkeitsmerkmal kein anderes Maß vorgibt [8].

Daraus folgt eine wichtige Rechenregel: Entfallen einfache, regelbasierte Vorgänge, steigt der Zeitanteil der anspruchsvolleren Arbeit. Die neu zugeschnittene Stelle kann dann höher zu bewerten sein. Die Kämmerei rechnet daher jeden Zuschnitt mit der künftigen Entgeltgruppe. Gleiches gilt für Beschäftigte, die gebündelte Aufgaben übernehmen: Verändert sich ihre Tätigkeit dauerhaft, gehört die Eingruppierung auf den Prüfstand. Bei Beamtinnen und Beamten ist die Dienstpostenbewertung zu prüfen.

Schritt 8: Teilzeit gezielt nutzen

Wird ein Arbeitsplatz ausgeschrieben, ist er auch als Teilzeitarbeitsplatz auszuschreiben, wenn er sich dafür eignet (§ 7 Abs. 1 TzBfG) [9]. Für die Prüfung ergibt sich daraus ein doppelter Nutzen: Eine Stelle mit 0,75 VZÄ passt zum verbleibenden Arbeitsvolumen und spricht zugleich Bewerbungen an, die eine Vollzeitstelle ausschließen würden.

Der Bestand gehört ebenfalls in den Blick. Beschäftigte in Teilzeit, die ihre Arbeitszeit ändern möchten, sind über entsprechende Arbeitsplätze zu informieren (§ 7 Abs. 2 TzBfG) [9]. Eine Aufstockung kann eine Neubesetzung sinnvoll ersetzen.

Der Unterschied zur Wiederbesetzungssperre

Eine pauschale Sperre verschiebt die Neubesetzung und spart für die Zeit der Vakanz. Das Prüfverfahren entscheidet über die Stelle selbst, und diese Entscheidung wirkt dauerhaft. Beide Instrumente lassen sich verbinden: Die Sperre verschafft kurzfristig Luft, die Prüfung liefert die Kriterien für Ausnahmen und die Grundlage für den nächsten Stellenplan. Fälle und Spareffekte beschreibt der Beitrag zur Wiederbesetzungssperre 2026.

Kommunikation an die Beschäftigten

Unsicherheit entsteht schnell, sobald von Digitalisierung und Stellen die Rede ist. Vier Botschaften schaffen Klarheit, sofern die Verwaltungsspitze sie verbindlich trägt:

• Geprüft werden frei werdende Stellen. Wer da ist, bleibt.
• Die Prüfung gilt der Stelle und ihren Aufgaben, und jede Person kann das Verfahren nachvollziehen.
• Der Großteil der Stellen wird wie bisher nachbesetzt, soziale Arbeit und Einsatzdienste bleiben stabil.
• Das Ziel ist Entlastung in einem engen Arbeitsmarkt: Regelarbeit geht an Fachverfahren, Beratung und Ermessen bleiben beim Menschen.

Die Reihenfolge zählt: zuerst Personalrat, dann Führungskräfte, dann alle Beschäftigten.

Datenschutz: Stellen, nicht Personen

Das Verfahren bewertet Stellen. Stellenbeschreibungen, Entgeltgruppen und Zeitanteile reichen dafür aus, Namen, Leistungsdaten und Gesundheitsdaten bleiben außen vor. Die Grundsätze des Datenschutzes gelten für Informationen über identifizierte oder identifizierbare Personen, anonyme Informationen sind ausgenommen; pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen, wenn sie sich mit Zusatzwissen einer Person zuordnen lassen (Erwägungsgrund 26 DSGVO) [10].

In der Praxis heißt das: Bei Einzelstellen lässt sich die Inhaberin oder der Inhaber oft leicht erkennen. Solche Fälle behandelt die Verwaltung vorsichtshalber als personenbezogen und stimmt das Vorgehen mit der Datenschutzbeauftragten oder dem Datenschutzbeauftragten ab. Werden externe Werkzeuge genutzt, gehört auch das in diese Abstimmung, und in Nordrhein-Westfalen ist bei der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten der Personalrat beteiligt (§ 72 Abs. 3 Nr. 1 LPVG NRW) [4].

Checkliste

• Auslöser festgelegt: jede frei werdende Stelle, Vorlauf definiert
• Beteiligungsrechte nach Landesrecht geklärt, Personalrat früh eingebunden
• Klassen, Schwellen und Kriterien schriftlich vereinbart
• Stellenbeschreibungen mit Arbeitsvorgängen und Zeitanteilen aktuell
• IT-Stand und Fachverfahren der nächsten zehn Jahre je Bereich erfasst
• Empfehlung je Stelle dokumentiert: nachbesetzen, Teilzeit, bündeln, nicht nachbesetzen
• Masterplan im Ressort der Kämmerei geführt, Wirkung kumulativ gerechnet
• Neue Zuschnitte eingruppiert und mit der künftigen Entgeltgruppe gerechnet
• Teilzeit bei jeder Ausschreibung geprüft, Aufstockungswünsche abgefragt
• Änderungen im Stellenplan erläutert
• Datenschutz abgestimmt, Einzelstellen gesondert behandelt
• Botschaften an die Beschäftigten von der Verwaltungsspitze getragen

Nachbesetzungs-Check

Der Kämmerer prüft die nächsten fünf Ausschreibungen einer Kommune kostenfrei. Das Angebot und den Ablauf beschreibt die Seite Nachbesetzungs-Check.

Quellen

1. Auswertung Der Kämmerer, Stand 09.10.2026
2. § 75 Landespersonalvertretungsgesetz NRW – Wiedergabe personalrat-online.de – abgerufen 30.10.2026
3. § 73 Landespersonalvertretungsgesetz NRW – Wiedergabe personalrat-online.de – abgerufen 30.10.2026
4. § 72 Landespersonalvertretungsgesetz NRW – Wiedergabe personalrat-online.de – abgerufen 30.10.2026
5. Art. 76 Bayerisches Personalvertretungsgesetz – Freistaat Bayern, BAYERN.RECHT – abgerufen 30.10.2026
6. Art. 75 Bayerisches Personalvertretungsgesetz – Freistaat Bayern, BAYERN.RECHT – abgerufen 30.10.2026
7. Kommunalhaushaltsverordnung NRW (KomHVO NRW), § 8 Stellenplan – Wiedergabe lexaris.de, Verordnung vom 12.12.2018 – abgerufen 30.10.2026
8. § 12 TVöD (VKA) Eingruppierung – Haufe – abgerufen 30.10.2026
9. § 7 Teilzeit- und Befristungsgesetz – Bundesministerium der Justiz – abgerufen 30.10.2026
10. Erwägungsgrund 26 DSGVO – Wiedergabe dsgvo-gesetz.de – abgerufen 30.10.2026
11. § 130 BetrVG – Bundesministerium der Justiz – abgerufen 30.10.2026