Fördermittel sicher abrechnen: Verwendungsnachweis, Rückforderung und 6,52 Prozent Zinsen

Das Risiko liegt am Ende des Projekts

Über Fördermittel wird viel gesprochen, wenn es um Anträge geht. Das größere Risiko steckt aber am Ende: im Verwendungsnachweis. Fehlen Belege, wurde nicht korrekt vergeben oder lag Geld zu lange auf dem Konto, kann die Bewilligungsbehörde den Zuwendungsbescheid widerrufen und die Mittel zurückfordern – mit Zinsen, die derzeit deutlich über dem Marktniveau liegen.

Dieser Ratgeber beschreibt die Pflichten nach den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften (ANBest-Gk) des Bundes in der Fassung vom 24. April 2025 [1] und die Regeln zu Widerruf, Erstattung und Verzinsung im Verwaltungsverfahrensgesetz. Die Länder haben eigene Nebenbestimmungen für Kommunen; maßgeblich ist immer die Fassung, die dem eigenen Bescheid beiliegt. Wie Kommunen Fördermittel überhaupt erst systematisch erschließen, steht in Fördermittel nicht verpassen.

Was im Verwendungsnachweis stehen muss

Frist. Nach den ANBest-Gk des Bundes ist die Verwendung innerhalb eines Jahres nach Erfüllung des Zuwendungszwecks nachzuweisen, spätestens ein Jahr nach Ablauf des Bewilligungszeitraums. Ist der Zweck nicht binnen eines Jahres erfüllt, kann die Behörde einen Zwischennachweis verlangen [1]. Die hessischen ANBest-GK sehen dieselbe Jahresfrist vor, lassen aber im Bescheid eine kürzere Frist zu [2].

Inhalt. Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis [1]:

• Der Sachbericht stellt Verwendung und Ergebnis dar, vergleicht sie mit den Zielen und erläutert die wichtigsten Positionen sowie die Notwendigkeit und Angemessenheit der Arbeiten. Berichte beteiligter technischer Dienststellen sind beizufügen.
• Der zahlenmäßige Nachweis weist Einnahmen und Ausgaben summarisch nach der Gliederung des Finanzierungsplans aus – einschließlich Leistungen Dritter und eigener Mittel. Wer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, darf nur Nettobeträge ansetzen.

Belege. Sie müssen Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum Projekt enthalten. Belege, Vergabeverträge und alle zugehörigen Unterlagen sind fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren, in der Regel elektronisch [1].

Eigene Prüfung. Unterhält die Kommune eine eigene Prüfungseinrichtung – etwa ein Rechnungsprüfungsamt –, muss diese den Verwendungsnachweis vorher prüfen und das Ergebnis bescheinigen [1]. Dafür braucht das Prüfungsamt Zeit, die in die Jahresfrist eingeplant werden muss.

Die Pflichten während der Laufzeit

Viele Rückforderungen haben ihren Ursprung nicht im Nachweis, sondern in der Projektphase.

• Mittelabruf: Ohne Abrufverfahren darf die Zuwendung nur insoweit und nicht eher angefordert werden, als sie alsbald nach der Auszahlung für fällige Zahlungen benötigt wird [1].
• Finanzierungsplan: Er ist im Gesamtergebnis verbindlich. Einzelansätze dürfen um bis zu 20 Prozent überschritten werden, wenn andere Ansätze entsprechend eingespart werden – nicht aber bei Festbetragsfinanzierung [1].
• Minderausgaben: Sinken die Gesamtausgaben oder kommen neue Deckungsmittel hinzu, ermäßigt sich die Zuwendung, sofern sich der Betrag um mehr als 500 Euro ändert [1].
• Vergabe: Auch unterhalb der EU-Schwellenwerte sind die haushaltsrechtlichen Vergabegrundsätze des Zuwendungsempfängers zu beachten [1]. Was dort gilt, beschreibt Unterschwellige Vergabe 2026.
• Mitteilungspflichten: Unverzüglich anzuzeigen sind unter anderem weitere Zuwendungen für denselben Zweck, Änderungen des Zwecks und Beträge, die nicht alsbald verbraucht werden können [1].
• Zweckbindung: Beschaffte Gegenstände sind für den Zweck zu verwenden; über sie darf vor Ablauf der im Bescheid festgelegten Bindungsfrist nicht anderweitig verfügt werden [1].

Wann die Rückforderung droht

Rechtsgrundlage für den Widerruf eines rechtmäßigen Zuwendungsbescheids ist § 49 Abs. 3 VwVfG. Er erlaubt den Widerruf – auch mit Wirkung für die Vergangenheit –, wenn die Leistung nicht, nicht alsbald oder nicht mehr für den bestimmten Zweck verwendet wird oder wenn eine Auflage nicht oder nicht fristgerecht erfüllt wurde [3]. Für rechtswidrige Bescheide gilt § 48 VwVfG; auf Vertrauen kann sich unter anderem nicht berufen, wer den Bescheid durch in wesentlicher Beziehung unrichtige oder unvollständige Angaben erwirkt hat [4].

Die ANBest-Gk konkretisieren das: Ein Widerruf für die Vergangenheit kann insbesondere in Betracht kommen, wenn die Zuwendung nicht alsbald nach Auszahlung verwendet wird oder Auflagen nicht fristgerecht erfüllt werden – ausdrücklich genannt sind der verspätete Verwendungsnachweis und versäumte Mitteilungspflichten [1]. Auch ein Vergabefehler kann als Auflagenverstoß gewertet werden, weil die Vergabepflicht Teil der Nebenbestimmungen ist [1][3].

Bei Landesförderung gilt das Verwaltungsverfahrensgesetz des jeweiligen Landes; die hessischen ANBest-GK etwa verweisen auf das Hessische Verwaltungsverfahrensgesetz [2].

Was die Zinsen kosten

Wird der Bescheid für die Vergangenheit widerrufen, sind bereits erbrachte Leistungen zu erstatten; die Erstattung wird durch schriftlichen Verwaltungsakt festgesetzt. Der Betrag ist vom Eintritt der Unwirksamkeit an mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz jährlich zu verzinsen. Die Behörde kann insbesondere davon absehen, wenn der Empfänger die Umstände nicht zu vertreten hat und fristgerecht zahlt [5].

Zinsen drohen auch ohne Widerruf: Wird eine Leistung nicht alsbald nach der Auszahlung für den Zweck verwendet, können für die Zeit bis zur Verwendung Zinsen in gleicher Höhe verlangt werden (§ 49a Abs. 4 VwVfG) [5]. Nach den ANBest-Gk liegt im Anforderungsverfahren jedenfalls keine alsbaldige Verwendung vor, wenn die Mittel erst nach mehr als sechs Wochen für fällige Zahlungen verbraucht werden [1].

Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 Prozent [6]. Der Erstattungszins liegt damit bei 6,52 Prozent im Jahr.

Rechenbeispiel (Beispielwerte, vereinfacht mit gleichbleibendem Basiszinssatz):

• Eine Kommune muss 200.000 Euro wegen eines Vergabefehlers zurückzahlen; die Unwirksamkeit wirkt zwei Jahre zurück. Die Zinsen betragen 200.000 × 6,52 % × 2 = 26.080 Euro.
• Eine Kommune ruft 500.000 Euro ab, zahlt die Rechnungen aber erst drei Monate später. Für diese Zeit können 500.000 × 6,52 % × 3/12 = 8.150 Euro Zinsen verlangt werden.

Beide Beträge sind aus dem eigenen Haushalt zu tragen und fehlen dem Projekt. Warum Zuwendungen ohnehin Folgekosten nach sich ziehen, beschreibt unser Beitrag Die Fördermittel-Falle.

Was Kämmereien jetzt tun sollten

1. Fristenkalender je Bescheid. Bewilligungszeitraum, Nachweisfrist, Zweckbindung und Aufbewahrungsende zentral erfassen – nicht nur im Fachamt.
2. Abruf an Zahlungsreife koppeln. Mittel erst anfordern, wenn die Rechnungen geprüft und fällig sind; die Zahlung innerhalb von sechs Wochen nach Auszahlung der Fördermittel sicherstellen.
3. Projektkonto und Projektnummer. Jede Buchung mit eindeutigem Projektbezug versehen; das ist ausdrücklich Belegpflicht.
4. Vergabedokumentation prüfen lassen. Vor Auftragserteilung bei geförderten Maßnahmen die Vergabestelle oder das Rechnungsprüfungsamt einbinden.
5. Änderungen sofort melden. Mehrkosten, Minderkosten, neue Drittmittel oder Verzögerungen unverzüglich anzeigen und schriftlich bestätigen lassen.
6. Rechnungsprüfung früh einplanen. Die Vorprüfung des Verwendungsnachweises durch die eigene Prüfungseinrichtung in den Zeitplan aufnehmen.
7. Rückstellungsrisiko bewerten. Bei erkennbaren Nachweisproblemen das Rückforderungsrisiko einschließlich Zinsen im Jahresabschluss und in der Finanzplanung berücksichtigen.

Die Darstellung gibt die Bundesregeln allgemein wieder; maßgeblich sind der eigene Zuwendungsbescheid und seine Nebenbestimmungen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Quellen

1. Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften (ANBest-Gk), Anlage 3 zur VV Nr. 5.1 zu § 44 BHO, Fassung ab 24.04.2025 (GMBl. 2025 Nr. 9, S. 162) – veröffentlicht von der Bundeszentrale für politische Bildung
2. Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung an Gebietskörperschaften (ANBest-GK) – Hessen – Land Hessen (mobil.hessen.de)
3. § 49 Verwaltungsverfahrensgesetz – gesetze-im-internet.de
4. § 48 Verwaltungsverfahrensgesetz – gesetze-im-internet.de
5. § 49a Verwaltungsverfahrensgesetz – gesetze-im-internet.de
6. Basiszinssatz nach § 247 BGB – Deutsche Bundesbank