E-Rechnung ab 2027: Was Kommunen jetzt ausstellen müssen – und warum Gebührenbescheide bis 2030 Zeit haben

In sechs Wochen kommen zwei Fristen zusammen, die in vielen Rathäusern bisher getrennt bearbeitet werden: Ab dem 1. Januar 2027 gilt § 2b UStG für die öffentliche Hand verpflichtend [4], und am selben Tag endet für größere Rechnungsaussteller die allgemeine Übergangszeit bei der E-Rechnung [2]. Wer als Kommune unternehmerisch tätig ist, muss dann Rechnungen an andere Unternehmer grundsätzlich als strukturierte E-Rechnung ausstellen – nicht mehr als Papier oder PDF.

Neu ist ein BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, das die Lage für Kämmereien deutlich entspannt, an einer Stelle aber auch zuspitzt [1]. Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben bekommen eine lange Schonfrist. Alle anderen Ausgangsrechnungen nicht.

Die Stufen: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 oder 2028

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer E-Rechnungen empfangen können [3]. Für die Ausstellung regelt § 27 Abs. 38 UStG die Übergangszeit [2]:

• Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format (etwa PDF) übermittelt werden; für das elektronische Format braucht es die Zustimmung des Empfängers.
• Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat – oder wenn die Rechnung im EDI-Verfahren übermittelt wird.
• Ab 2028 laufen beide Erleichterungen aus.

Für Kommunen ist entscheidend, welcher Umsatz zählt. Nach der Handreichung des Deutschen Städte- und Gemeindebunds und der DATEV kommt es auf den Gesamtumsatz der juristischen Person des öffentlichen Rechts im Sinne des § 19 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr an [3]. Liegt er über 800.000 Euro, greift die Pflicht zur Ausstellung zum 1. Januar 2027; liegt er darunter, zum 1. Januar 2028 [3]. Für Kommunen, die bis Ende 2026 noch das alte Recht anwenden, betrifft die Pflicht nach derselben Handreichung bis dahin nur Umsätze ihrer Betriebe gewerblicher Art und land- und forstwirtschaftlichen Betriebe [3].

Maßgeblich für 2027 ist also der Umsatz des Jahres 2026. Viele Kämmereien kennen diese Zahl heute nicht als eine Größe, weil sie über mehrere Betriebe gewerblicher Art, Ämter und Kassenzeichen verteilt ist.

Wann die Kommune überhaupt eine E-Rechnung schuldet

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern [1]. Sie hängt also an zwei Bedingungen: Die Kommune handelt als Unternehmer, und der Empfänger ist ebenfalls Unternehmer. Für Leistungen an Bürgerinnen und Bürger gilt sie nicht. Auch der nichtunternehmerische Bereich einer Kommune muss nach der DStGB-Handreichung weder E-Rechnungen empfangen noch ausstellen [3].

Das BMF stellt im neuen Schreiben klar, dass Rechnungen an die öffentliche Verwaltung nur dann unter die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht fallen, wenn die Verwaltung unternehmerisch handelt (Rn. 24) [1]. Daneben bleiben die Vorgaben aus dem Vergaberecht bestehen, etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes seit 27. November 2020. Ein Rangverhältnis gibt es nicht: Wo beide Regeln greifen, ist laut BMF „die strengere Vorschrift maßgeblich“ (Rn. 25) [1].

In den Blick gehören deshalb alle Ausgangsrechnungen an Unternehmen – je nach Einzelfall etwa die Vermietung von Hallen und Räumen an Firmen, Werbeflächen oder Leistungen aus Betrieben gewerblicher Art. Welche Leistung unter § 2b UStG steuerbar wird, ist die Vorfrage – mehr dazu in § 2b UStG ab 2027.

Gebührenbescheide: Rechnung im Sinne des UStG, aber mit Schonfrist

Der heikelste Punkt war lange der Bescheid. Bereits im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 hieß es, dass für einen öffentlich-rechtlichen Gebührenbescheid, der eine E-Rechnung ist, die allgemeinen umsatzsteuerlichen Regeln gelten, auch wenn das Verfahrensrecht anderes vorgibt [3]. Die DStGB-Handreichung wertete das als Widerlegung der Ansicht, Bescheide fielen nicht unter die E-Rechnungspflicht [3].

Das neue Schreiben bestätigt den Grundsatz: Ein Bescheid über eine öffentlich-rechtliche Abgabe – genannt werden Gebühren, Beiträge und Kostenersätze – kann zugleich eine umsatzsteuerliche Rechnung sein und müsste dann als E-Rechnung ergehen (Rn. 26) [1]. Wegen technischer Beschränkungen wird es aber bei Bescheiden, die bis zum 30. Juni 2030 erlassen werden, nicht beanstandet, wenn sie als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden (Rn. 27) [1]. Ein Papier- oder PDF-Bescheid an ein Unternehmen bleibt damit bis Mitte 2030 zulässig.

Zwei Folgen sollten Kämmereien kennen. Erstens: Wird die umsatzsteuerliche Rechnung gesondert vom Bescheid erstellt, darf die Steuer nicht in beiden Dokumenten ausgewiesen werden, sonst entsteht eine Steuerschuld nach § 14c UStG (Rn. 26) [1]. Zweitens: Ein als sonstige Rechnung erlassener Bescheid kann später durch eine nachträgliche E-Rechnung berichtigt werden (neuer Abschnitt 14.1 Abs. 1 Satz 10 UStAE) [1].

Die Schonfrist gilt nach der Einordnung von PwC nur für Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben; für alle anderen unternehmerischen Leistungen bleibt es bei der E-Rechnungspflicht [4]. Privatrechtliche Entgelte – etwa aus einer Entgeltordnung für Hallen oder aus Verträgen eines Betriebs gewerblicher Art – fallen nicht darunter.

Weitere Erleichterungen, die Bauämter und Kassen betreffen

Das Schreiben enthält mehrere Punkte, die vor allem auf der Eingangsseite helfen, also bei Rechnungen, die Kommunen erhalten:

Bauleistungen. Das Leistungsverzeichnis lässt sich im Kern-Datenmodell bislang nicht strukturiert abbilden. Es wird derzeit nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil nur die Gewerke mit Summen stehen und eine eingebettete, menschenlesbare Anlage die Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthält (Rn. 13 f.) [1]. Zusätzlich kann das Leistungsverzeichnis etwa im GAEB-Format übermittelt werden [1].

Abschlags- und Endrechnungen. Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der eigenen Pflicht gestellt werden, müssen keine E-Rechnungen sein, auch wenn Leistung und Zahlung später liegen (Rn. 2) [1]. Bei Endrechnungen darf die Absetzung bereits gezahlter Teilentgelte bis 30. Juni 2030 als Summe im strukturierten Teil erfolgen (Rn. 3 f.) [1]. Für mehrjährige Baumaßnahmen ist das relevant.

Massengeschäft. Bei Dauerverträgen mit gemischter Kundschaft – das BMF nennt Energielieferungen eines Versorgers – genügt es, die Unternehmereigenschaft des Kunden bei Vertragsbeginn oder -änderung zu klären (Rn. 6) [1]. Für Stadtwerke und kommunale Versorger, die Gewerbe- und Privatkunden beliefern, ist das eine spürbare Vereinfachung.

Übergang für neue Vorgaben. E-Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, werden – auch für den Vorsteuerabzug – nicht beanstandet, selbst wenn sie die zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens noch nicht erfüllen [1].

Verschiebung? Bislang eine Forderung, kein Gesetz

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, den Termin für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz um ein Jahr auf den 1. Januar 2028 zu verschieben, und begründet das unter anderem mit der späten Veröffentlichung der überarbeiteten Norm EN 16931 [5]. Eine Gesetzesänderung liegt nicht vor; § 27 Abs. 38 UStG nennt weiterhin die Daten 2026 und 2027 [2]. Kämmereien sollten deshalb mit dem geltenden Zeitplan planen.

Was Kämmereien bis Jahresende tun sollten

1. Gesamtumsatz 2026 ermitteln. Alle unternehmerischen Umsätze der Kommune zusammenführen und gegen die Grenze von 800.000 Euro prüfen. Davon hängt ab, ob die Pflicht 2027 oder 2028 beginnt [3].
2. Ausgangsrechnungen inventarisieren. Welche Fachbereiche stellen Rechnungen an Unternehmen? Die Liste sollte jede Stelle erfassen – getrennt nach Bescheid und privatrechtlichem Entgelt.
3. Bescheide und Entgelte sauber trennen. Für Abgabenbescheide gilt die Frist bis 30. Juni 2030 [1]; für privatrechtliche Entgelte nicht. Die Trennlinie gehört in die Dienstanweisung.
4. Doppelten Steuerausweis vermeiden. Wo neben dem Bescheid eine gesonderte Rechnung erstellt wird, die Steuer nur in einem Dokument ausweisen [1].
5. Fachverfahren prüfen. Bei den Anbietern der Kassen-, Veranlagungs- und Fakturierungsverfahren klären, ab wann XRechnung oder ZUGFeRD ausgegeben werden kann – eine reine PDF-Datei genügt nicht [3]. Verwandte Fragen zu Zahlwegen behandelt Gebühren digital einnehmen.
6. Eingangsprozess für Bauleistungen anpassen. Prüf- und Freigabeschritte darauf einstellen, dass Leistungsverzeichnisse als eingebettete Anlage oder GAEB-Datei kommen [1].
7. Entgeltordnungen gemeinsam mit § 2b UStG überarbeiten. Netto- und Bruttopreise, Steuerklauseln und Rechnungsweg in einem Durchgang regeln; zur Kalkulation siehe Gebühren kalkulieren nach dem KAG.

Wichtig für die Risikoeinschätzung: Stellt ein verpflichteter Rechnungsaussteller eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung aus, ist das nach dem BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG (Rn. 28) [1]. Der eigentliche Druck entsteht beim Empfänger, der für seinen Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung braucht – und damit bei jedem Unternehmen, das von der Kommune eine Rechnung erhält.

Quellen

1. Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 – Ergänzende Regelungen, GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017 – Bundesministerium der Finanzen (Abdruck ZDH) – 15. Oktober 2026
2. § 27 Allgemeine Übergangsvorschriften, Abs. 38 – Umsatzsteuergesetz, gesetze-im-internet.de – abgerufen 15. November 2026
3. Handreichung zur E-Rechnung – Deutscher Städte- und Gemeindebund und DATEV – Januar 2025
4. E-Rechnung: Das BMF gibt Kommunen mehr Zeit für Abgabenbescheide – PwC Deutschland, Blog Steuern und Recht – 19. Oktober 2026
5. Handwerk fordert Verschiebung der E-Rechnungspflicht um ein Jahr – Handwerksblatt – 1. Juli 2026