Gebühren kalkulieren nach dem KAG: Kostendeckung, kalkulatorische Kosten und der Ausgleich von Über- und Unterdeckungen

Warum die Kalkulation über Millionen entscheidet

Benutzungsgebühren für Abwasser, Abfall, Friedhöfe oder Rettungsdienst sind für viele Kommunen eine der verlässlichsten Einnahmen – und zugleich eine der streitanfälligsten. Wie eng der Spielraum ist, zeigt ein Urteil des Oberverwaltungsgerichts Nordrhein-Westfalen vom 17. Mai 2022 (9 A 1019/20): Das Gericht hielt einen Abwassergebührenbescheid der Stadt Oer-Erkenschwick aus dem Jahr 2017 für rechtswidrig und um 18 Prozent zu hoch [1]. Der Grund lag nicht in den tatsächlichen Kosten, sondern in der Methode der kalkulatorischen Abschreibung und Verzinsung [1].

Dieser Ratgeber erklärt die Bausteine einer Gebührenkalkulation nach den Kommunalabgabengesetzen (KAG) der Länder. Als Beispiele dienen das KAG NRW und das bayerische KAG. Wo Kommunen bei Gebühren generell Geld liegen lassen, haben wir in Gebühren und Kostendeckung beschrieben.

Grundsatz: Kostendeckung als Ziel und als Grenze

Das Kostendeckungsprinzip wirkt in zwei Richtungen.

• Untergrenze: In NRW müssen Gebühren erhoben werden, wenn eine Einrichtung überwiegend einzelnen Personen oder Personengruppen dient, sofern kein privatrechtliches Entgelt verlangt wird. In diesen Fällen soll das Gebührenaufkommen die Kosten in der Regel decken [2]. In Bayern sollen Gebühren in diesen Fällen erhoben werden, und das Aufkommen soll die nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen ansetzbaren Kosten decken [3].
• Obergrenze: Das veranschlagte Gebührenaufkommen soll in NRW die voraussichtlichen Kosten nicht übersteigen [2]. In Bayern soll es diese Kosten nicht übersteigen, wenn die Nutzer zur Benutzung verpflichtet sind [3].

Der Kostendeckungsgrad ist das Verhältnis von Gebührenaufkommen zu den gebührenfähigen Kosten. Bei Pflichteinrichtungen wie der Abwasserbeseitigung ist das Ziel ein Deckungsgrad von 100 Prozent – nicht mehr. Bei freiwilligen Einrichtungen wie Bädern oder Musikschulen entscheidet der Rat, welchen Anteil die Nutzer tragen und welchen die Allgemeinheit.

Der Kostenbegriff: was in die Kalkulation darf

Beide Gesetze stellen auf die nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen ansetzbaren Kosten ab [2][3]. Dazu gehören neben Personal- und Sachkosten:

Abschreibungen. In NRW wird das betriebsnotwendige Anlagevermögen gleichmäßig nach Nutzungsdauer oder Leistungsmenge abgeschrieben – wahlweise auf Basis fortgeschriebener Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des Wiederbeschaffungszeitwerts [2]. Bayern lässt ebenfalls beide Grundlagen zu; Beiträge mindern die Basis, Zuwendungen können sie mindern [3].

Verzinsung. Das betriebsnotwendige Kapital darf angemessen verzinst werden. Kapitalanteile aus Beiträgen, Zuschüssen und Zuweisungen bleiben in NRW außer Betracht [2]. In Bayern bleibt der Anteil aus Beiträgen außer Betracht, der Anteil aus Zuwendungen nur, soweit die Zuwendung die Gebührenschuldner entlasten soll [3].

Entgelte für Leistungen Dritter. Was ein beauftragtes Unternehmen für die Aufgabe abrechnet, gehört zu den Kosten [2].

Umsatzsteuer. Unterliegen die Umsätze der Umsatzsteuer, kann sie in NRW auf die Gebührenpflichtigen umgelegt werden [2].

Der Streit um den Zins

Genau an der Verzinsung setzte das OVG NRW 2022 an. Die Stadt hatte mit einem Zinssatz von 6,52 Prozent kalkuliert, abgeleitet aus einem 50-jährigen Durchschnitt mit Aufschlag. Das Gericht sah in der Kombination aus Abschreibung und Verzinsung einen doppelten Inflationsausgleich und hielt für die Durchschnittsbildung nur einen Zeitraum von zehn Jahren für begründbar [1]. Der Landtag NRW hat darauf im Dezember 2022 das KAG geändert [4]. Seitdem lässt § 6 Abs. 2 KAG NRW einen einheitlichen Nominalzinssatz zu, der dem 30-jährigen Durchschnitt der Emissionsrenditen inländischer öffentlicher Emittenten entsprechen kann, oder alternativ den durchschnittlichen Fremdkapitalzins für das Fremdkapital und den 30-jährigen Durchschnitt für das Eigenkapital [2][4]. Das Wahlrecht bei der Abschreibungsbasis blieb bestehen [4].

Für Kämmereien außerhalb NRW ist das Urteil eine Mahnung: Wo das Landesrecht keine konkreten Vorgaben macht, muss die Kommune Zinssatz und Methode selbst schlüssig begründen.

Kalkulationszeitraum und der Ausgleich von Über- und Unterdeckungen

Gebühren werden im Voraus auf Basis von Prognosen festgesetzt. Weichen Kosten oder Mengen ab, entstehen Über- oder Unterdeckungen. Das Gesetz regelt, was damit geschieht.

NRW: Der Kalkulationszeitraum darf höchstens drei Jahre umfassen. Eine Kostenüberdeckung am Ende des Zeitraums ist innerhalb der nächsten vier Jahre auszugleichen; eine Kostenunterdeckung soll ausgeglichen werden [2].

Bayern: Kosten dürfen für einen mehrjährigen Zeitraum berücksichtigt werden, der möglichst höchstens vier Jahre umfassen soll. Überdeckungen sind im folgenden Bemessungszeitraum auszugleichen, Unterdeckungen sollen ausgeglichen werden [3].

Daraus folgen zwei praktische Regeln: Überdeckungen stehen wirtschaftlich den Gebührenzahlern zu und sollten in der Buchführung gesondert nachgewiesen werden, damit sie nicht aus dem Blick geraten. Unterdeckungen dagegen verfallen, wenn sie nicht rechtzeitig in eine Kalkulation eingestellt werden.

Rechenbeispiel (Beispielwerte, keine reale Kommune)

Eine Gemeinde kalkuliert ihre Schmutzwassergebühr für ein Jahr:

Bei einer prognostizierten Abwassermenge von 1,1 Millionen Kubikmetern ergibt sich eine Gebühr von 5,00 Euro je Kubikmeter. Hat die Gemeinde aus früheren Jahren eine Überdeckung von 0,3 Millionen Euro, die sie über drei Jahre zurückgibt, sinken die anzusetzenden Kosten um 0,1 Millionen Euro jährlich – die Gebühr fällt auf 4,91 Euro. Ob ein Zinssatz von 3,0 Prozent zulässig ist, richtet sich nach dem jeweiligen Landesrecht und seiner Begründung.

Was Kämmereien prüfen sollten

1. Ausgleichskonto führen. Über- und Unterdeckungen je Einrichtung und Jahr fortschreiben und die gesetzlichen Fristen überwachen – vergessene Unterdeckungen sind verlorenes Geld, vergessene Überdeckungen ein Klagerisiko.
2. Zinssatz begründen. Methode, Zeitraum und Quelle des kalkulatorischen Zinssatzes schriftlich dokumentieren und mit der aktuellen Landesrechtslage abgleichen.
3. Anlagennachweis pflegen. Abschreibungen nur auf betriebsnotwendiges Vermögen, Beiträge und Zuschüsse korrekt abziehen; die Anlagenbuchhaltung ist die Grundlage jeder Kalkulation.
4. Gemeinkosten sauber umlegen. Verwaltungs- und Querschnittskosten über nachvollziehbare Schlüssel zuordnen – nur so sind sie gebührenfähig und gerichtsfest.
5. Mengenprognose plausibilisieren. Rückläufige Verbräuche führen zu Unterdeckungen; Prognosen mit den Ist-Werten der Vorjahre abgleichen.
6. Kalkulation dem Rat transparent machen. Eine verständliche Gebührenbedarfsberechnung mit Ausgleichsbeträgen schafft Akzeptanz und hilft im Widerspruchsverfahren.

Aktuelle Kostentreiber für einzelne Gebühren behandeln unsere Beiträge zu Abwassergebühren 2027 und Abfallgebühren 2027. Die Darstellung ersetzt keine Prüfung im Einzelfall; maßgeblich ist das KAG des jeweiligen Landes.

Quellen

1. OVG Münster: NRW hat zu hohe Abwassergebühren erhoben – Legal Tribune Online – 17.05.2022
2. § 6 Kommunalabgabengesetz NRW – Benutzungsgebühren – Wortlaut nach Justizportal NRW, bei LexMea
3. Art. 8 Kommunalabgabengesetz Bayern – Benutzungsgebühren – BAYERN.RECHT, Fassung gültig ab 17.12.2024
4. Zweites Gesetz zur Änderung kommunalrechtlicher Vorschriften vom 9. Dezember 2022 (Neufassung § 6 KAG NRW) – GV. NRW. 2022 S. 1063